SMARTPP: KPI richtig festlegen (Teil 1)

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist nicht nur ein abstrakter oder realer Zielwert für Ihr Unternehmen oder Ihren Prozess — er ist auch ein einzigartiger Manager, der Ihre Mitarbeiter- und Prozesssteuerung wirklich unabhängig und effizient machen kann.

Richtig festgelegte KPI lassen Sie alles kontrollieren, ohne etwas zu kontrollieren. Je nach Zielen und geplanten Ergebnissen sollten unterschiedliche KPI festgelegt werden.

Wie legt man KPI fest? Der Standardweg ist das SMART-Prinzip (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert). Reicht das? Die Erfahrung zeigt: nein — vor allem, wenn Sie nicht nur ein paar Prozent mehr wollen, sondern etwas wirklich Neues oder ein anderes Niveau.

Was braucht es zusätzlich? Ich nenne es P und P: Prozess und Person.

1. Prozess-KPI

Um einen Prozess so aufzubauen oder anzupassen, wie Sie ihn sich vorstellen, müssen Sie sein Ziel verstehen. Hat er kein Ziel, sollte er gestrichen, vereinfacht oder in einen anderen Prozess integriert werden. Nur ein Prozess mit klarem Ziel kann einen klaren KPI haben. Der KPI leitet sich aus dem Prozessziel und seinem Einfluss auf das Geschäft und andere Prozesse ab. Jeder wesentliche Prozess mit klarem Ziel und Einfluss auf das Geschäft braucht einen KPI; Prozesse ohne klares Ziel oder Einfluss sollten entfallen oder zusammengelegt werden.

Wie? Nehmen Sie Zweck und Einfluss des Prozesses, kombinieren Sie beides und beschreiben Sie in 3–5 Wörtern das Hauptziel der Tätigkeit und was Sie davon erwarten. Überlegen Sie dann, wie man es am einfachsten misst. Gelingt das, ist das Ihr Prozess-KPI. Wenn nicht, überlegen Sie, wie der Prozess geändert, vereinfacht oder integriert werden kann, um messbar zu werden.

2. Personen-KPI

Wie steuert man die Arbeit von Menschen, ohne sie zu kontrollieren? Nur indem man sie überzeugt, dem zu folgen, was man braucht — und das gelingt nur, wenn sie sehen, dass die Zusammenarbeit eine WIN-WIN-Situation ist. Sie müssen spüren, dass die Arbeit ihnen finanziell, persönlich oder für die eigenen Ziele nützt und dass es besser ist, mit Ihnen zu arbeiten als ohne Sie.

Eines der klarsten Signale dafür ist ein KPI: ein echter KPI, der von ihnen abhängt und persönlich erreichbar ist — kein abstrakter Wert wie der Umsatz einer Region, der vom Management des ganzen Unternehmens und vom Umfeld abhängt. Wenn Menschen spüren, dass sie die Ziele beider Seiten beeinflussen können und dafür etwas für sie Wichtiges erhalten, arbeiten sie selbstständig und ohne Kontrolle.

Menschen auf allen Ebenen sollten persönliche KPI haben — nicht nur Top- und mittleres Management. Ohne sie verfällt die Arbeit in einen Routinemodus, dessen Produktivität von Stimmung, Zeit, Konkurrenzangeboten und anderen Umständen abhängt. Wenn Sie persönliche KPI nicht festlegen können, holen Sie sich Rat bei einer geeigneten Person oder einem Unternehmen.

SMART + Prozess + Person = SMARTPP. Nur mit SMARTPP führen Sie Ihr Unternehmen — und nicht umgekehrt.

Beide KPI-Arten müssen immer festgelegt werden. Ohne sie gibt es keinen Erfolg bei der Zielerreichung — ob kleines Unternehmen oder großer Konzern.