SMARTPP: cómo establecer KPI (parte 1)

Un KPI (indicador clave de rendimiento) no es solo un valor objetivo abstracto o real para su negocio o proceso: también es un gestor único capaz de hacer que la gestión de personas y procesos sea realmente independiente y eficiente.

Unos KPI bien establecidos le permiten controlarlo todo sin controlar nada. Deben fijarse distintos tipos de KPI según sus objetivos y los logros previstos.

¿Cómo se establecen los KPI? La vía estándar es el principio SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y con plazo). ¿Es suficiente? La experiencia demuestra que no, sobre todo si no busca solo unos puntos porcentuales más, sino algo realmente nuevo o un nivel distinto.

¿Qué más hace falta? Lo llamo P y P: Proceso y Persona.

1. KPI de proceso

Para crear o ajustar un proceso tal como lo imagina, debe entender su objetivo. Si no tiene objetivo, debe eliminarse, simplificarse o integrarse en otro proceso. Solo un proceso con un objetivo claro puede tener un KPI claro. El KPI se deriva del objetivo del proceso y de su influencia en el negocio y en otros procesos. Todo proceso relevante con objetivo claro e influencia en el negocio necesita un KPI; los procesos sin objetivo o influencia claros deben eliminarse o fusionarse.

¿Cómo? Tome la finalidad del proceso y su influencia, combínelas y defina en 3–5 palabras el objetivo principal de la actividad y lo que quiere obtener de ella. Después piense cómo medirlo de la forma más sencilla. Si lo consigue, ese es el KPI del proceso. Si no, piense cómo cambiar, simplificar o integrar el proceso para que sea medible.

2. KPI de persona

¿Cómo controlar el trabajo de las personas sin controlarlas? Solo convenciéndolas de seguir lo que usted necesita, y eso solo funciona si ven que trabajar con usted es un WIN-WIN. Deben sentir que el trabajo les beneficia económica o personalmente, o en sus propios objetivos, y que es mejor estar con usted que sin usted.

Una de las señales más claras de ello es un KPI: un KPI real que dependa de ellos y que puedan alcanzar personalmente, no un valor abstracto como las ventas de una región, que depende de la dirección de toda la empresa y del entorno. Si las personas sienten que pueden influir en los objetivos de ambas partes y reciben a cambio algo importante para ellas, trabajarán de forma independiente y sin necesidad de control.

Las personas de todos los niveles deben tener KPI personales, no solo la alta dirección y los mandos intermedios. Sin ellos, el trabajo cae en un modo rutinario cuya productividad depende del estado de ánimo, del tiempo, de ofertas de la competencia y de otras circunstancias. Si no sabe establecer KPI personales, consulte a la persona o empresa adecuada.

SMART + Proceso + Persona = SMARTPP. Solo con SMARTPP dirige usted su negocio, y no al revés.

Ambos tipos de KPI deben establecerse siempre. Sin ellos no hay éxito en la consecución de los objetivos, tanto si es una pequeña empresa como una gran corporación.