Planificación a largo plazo frente a planificación a corto plazo

Durante su operación y a lo largo de su ciclo de vida, muchas empresas necesitan actualizar o ampliar instalaciones y otros recursos como infraestructura, equipos y servicios. En las compras y licitaciones, la decisión suele basarse sobre todo en el precio y no en la idoneidad y las necesidades a largo plazo. Para demostrar «economía», los equipos de proyecto o de compras utilizan con frecuencia objetivos a corto plazo.

En realidad, las empresas necesitan ahorrar y optimizar costes durante todo el ciclo de vida, no solo al inicio del proyecto.

Barato hoy, caro mañana

Los gastos que al principio parecen bajos a menudo se vuelven mucho mayores a medio o largo plazo. Supongamos que un equipo puede comprarse a dos proveedores: uno por 1 millón de dólares y otro por 2 millones. La mayoría elegirá el de 1 millón si «de alguna manera» cumple los requisitos. Pero ¿y si genera mucho más rechazo y necesita ajustes y servicio constantes? ¿Y si cuesta 2 millones adicionales solo en el primer año? Entonces los primeros años cuestan 3–4 millones en lugar de 1. Como estos gastos se reparten a lo largo del año, los equipos pueden afirmar que ahorraron, sin darse cuenta de que se perdió dinero por no considerar la planificación a largo plazo.

Estas empresas podrían haber evitado los gastos adicionales encargando desde el principio un equipo más adecuado y de mayor calidad. Cuesta más al inicio, y menos al cabo de un año.

El error de muchas empresas es separar el coste de adquisición del coste total del ciclo de vida.

Cómo evitarlo

Para lograr un ahorro real, hay que evaluar el coste del proyecto a lo largo de todo el ciclo de vida, no solo el coste inicial. Si se analiza, por ejemplo, un horizonte de diez años incluyendo el coste del rechazo, se calcula no solo el precio de compra sino también la operación, el mantenimiento, el servicio y los ajustes, y se busca de forma natural el equipo óptimo a largo plazo.

Equipos, servicios y proveedores que no son los más baratos al principio pero sí más rentables con el tiempo (mejor construcción, mejor servicio, integración más sencilla con otros sistemas, mejor reputación y soporte) ahorran grandes sumas. Aplicado también a sistemas, servicios y proveedores, este enfoque hace los proyectos mucho más rentables.

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